Kto jest kim? Tworzenie listy pracowników firmy w programie Microsoft Access
W każdej firmie, nieważne jak dużej, zawsze jest co najmniej siedem Claire, pięciu Benów, jeden lub więcej Allanów w dziale księgowości i Christine w recepcji. Odbywa się to bez wyjątku, chociaż czasami z pewnymi subtelnymi zmianami (na przykład przyjęcie jest czasami prowadzone przez Chrisa, Kriss, Chrissy lub Kristinę).
Istnieje wiele aplikacji, które można wykorzystać do śledzenia informacji o pracownikach w firmie, takich jak nazwiska wszystkich osób, z którymi masz problem do zapamiętania, gdy pytają Cię o dzieci w stołówce i inne nieco bardziej biznesowe zastosowania. Microsoft Access to jedna z takich aplikacji, której główną zaletą w porównaniu z programami takimi jak Excel jest to, że może prezentować dane w atrakcyjny wizualnie sposób i jest łatwa w obsłudze. Struktura i zalety programu Access są szybkie do opanowania – w ciągu nie więcej niż pół godziny nauczysz się tworzyć przykładową listę pracowników firmy w ramach programu.
Zazwyczaj dobrze jest mieć jasne wyobrażenie o tym, jak ma wyglądać gotowy artykuł, zanim zaczniesz, w tym, co chcesz wyświetlić, ile rekordów musisz zrobić itp. Wiele osób lubi mapować lub już przygotuj swoje dane w programie Excel, co nieco ułatwia pracę, ale możesz je uzupełnić w trakcie tego samouczka krok po kroku, który jest dobrym sposobem na znalezienie stopy.
ABC
Przyjrzyjmy się, jak utworzyć bazę danych osobowych — załóżmy, że korzystasz z programu Access 2007. Można to zrobić na dwa sposoby, z których jeden to użycie szablonu dostarczonego z aplikacją, a drugi utworzenie baza danych od podstaw.
Korzystanie z szablonu Microsoft Access
Chociaż ma ograniczone możliwości projektowania bazy danych, Kreator bazy danych programu Access jest najszybszym sposobem na skonfigurowanie prostego dokumentu i jest więcej niż wystarczający dla większości wymagań.
- Aby otworzyć kreatora tworzenia w programie Access, wybierz Nowy ikona na pasku narzędzi.
- ten Nowy plik Otworzy się teraz okienko zadań. Pod Zakładka Szablony, Wybierz Na moim komputerze.
- Idąc do Bazy danych w zakładce, będziesz mógł wybrać rodzaj bazy danych, którą chcesz utworzyć.
- Podaj nazwę i lokalizację nowej bazy danych w następnym monicie przed kliknięciem Tworzyć.
- Kreator poda następnie instrukcje krok po kroku, które doprowadzą do kompletnej bazy danych.
Tworzenie bazy danych od podstaw
Jeśli wolisz mieć większą kontrolę podczas procesu tworzenia, zrobienie nowego dokumentu bez pomocy kreatora jest drogą do zrobienia. Nie jest to tak zniechęcające, jak się wydaje i nie trwa długo (oczywiście w zależności od ilości informacji, które chcesz uporządkować).
- Po otwarciu programu Access otrzymasz wyskakujące okienko z różnymi opcjami. Wybierz Pusta baza danych dostępu i potwierdź.
- Zapisz nową bazę danych, nadając jej żądaną nazwę i lokalizację. Po kliknięciu Tworzyć, zobaczysz okno bazy danych w programie Access.
- Czas stworzyć tabelę, w której będą wyświetlane twoje informacje. Dla uproszczenia najlepiej wybrać Utwórz tabelę w widoku projektu.
- Musisz wprowadzić pola, których potrzebujesz dla swoich danych – w tym przypadku będziesz chciał sporządzić listę pól istotnych dla osób w firmie (nazwisko, dział, adres e-mail itp.), które mogą być wprowadzane kolejno pod nazwy pól kolumna.
- Następnie kliknij lub przewiń do Typ danych kolumna. Tekst jest domyślną opcją w tej kolumnie, ale jeśli masz dostęp do zdjęć pracowników, możesz utworzyć pole „zdjęcie” i wybrać Obraz opcja tutaj.
- Po wybraniu typu danych wybierz następne pole powyżej w Opis kolumna. Wpisz tutaj opis pola, na przykład „Nazwa pracownika” lub „Zdjęcie”, jeśli chcesz wprowadzić obraz, jak wspomniano w poprzednim kroku.
- Ponowne naciśnięcie klawisza tabulatora przeniesie Cię z powrotem do Nazwa pola kolumna. Wprowadź dodatkowe pola w dokładnie taki sam sposób, jak opisano w krokach od czwartego do szóstego.
- Następnie możemy wybrać to, co jest znane jako Główny klucz do stołu. Zwykle pierwsze pole w tabeli jest używane w połączeniu z funkcją wyszukiwania w programie Access. W tym przypadku prawdopodobnie będzie ‘Imię i nazwisko pracownika’ – kliknij ten tekst w Nazwa pola kolumna. Na pasku narzędzi zobaczysz żółtą ikonę klucza – klikając ją, wyznaczysz „Nazwisko pracownika” jako klucz podstawowy.
- Zamknij program Access i po wyświetleniu monitu zapisz tabelę. Po ponownym otwarciu wrócisz do głównego ekranu dostępu. Kliknij dwukrotnie swoją tabelę (która powinna być widoczna w tym oknie) i zacznij wprowadzać dane osobowe, przechodząc przez każdy wiersz.
Gratulacje, właśnie stworzyłeś bazę danych Access! Ok, to proste, ale powinieneś być w stanie zobaczyć jego przydatność nawet na tym podstawowym przykładzie. Ponadto zawsze możesz dodać więcej danych i utworzyć nowe pola w widoku projektu.
Jeśli pracujesz z danymi wrażliwymi, takimi jak dane bankowe i informacje o wynagrodzeniu (dostęp jest świetnym narzędziem dla działu HR), możesz zabezpieczyć hasłem niektóre pola, pozostawiając bardziej ogólne informacje otwarte dla innych – można to zarządzać za pomocą Kreator bezpieczeństwa na poziomie użytkownika znalezione w Bezpieczeństwo opcje w Narzędzia.
