15 49.0138 8.38624 1 0 4000 1 https://www.dane-elec.com 300 0
theme-sticky-logo-alt
theme-logo-alt

Hvem er hvem? Opprette en firmaliste med Microsoft Access

I hvert selskap, uansett hvor stort det er, er det alltid minst syv Claires, fem Bens, en eller flere Allans i regnskapsavdelingen og en Christine i resepsjonen. Dette går uten unntak, men noen ganger med noen subtile variasjoner (for eksempel drives mottaket av og til av en Chris, Kriss, Chrissy eller Kristina.)

Det er mange applikasjoner som kan brukes til å holde oversikt over personalinformasjon i et selskap, for eksempel navnene på alle du har problemer med å huske når de spør deg om barna dine i kantina og andre litt mer forretningsrelaterte bruksområder. Microsoft Access er en slik applikasjon hvis hovedfordeler i forhold til programmer som Excel er at den kan presentere data på en visuelt tiltalende måte og er lett å jobbe med. Strukturen og fordelene med Access er raske å mestre-innen ikke mer enn en halv time lærer du hvordan du setter opp en prøvefirma for personellliste i programmet.

Det er vanligvis praktisk å ha en klar idé om hvordan du vil at den ferdige artikkelen skal se ut før du begynner, inkludert hva du vil vise, hvor mange poster du må lage, etc. Mange liker å kartlegge eller allerede ha dataene klare i Excel, noe som gjør ting litt lettere å jobbe ut fra, men du er velkommen til å gjøre det underveis under denne trinnvise opplæringen, som er en god måte å finne føttene på.

abc

La oss se på hvordan du oppretter en personaldatabase – vi kommer til å anta at du bruker Access 2007. Det er to måter å gjøre dette på, den ene er å bruke en mal som følger med programmet, og den andre er å lage en databasen fra bunnen av.

Bruke en Microsoft Access -mal

Selv om den har begrensede alternativer når det gjelder å designe databasen din, er veiviseren for tilgangsdatabase den raskeste måten å sette opp et enkelt dokument på og er mer enn nok for de fleste krav.

  1. For å åpne opprettingsveiviseren i Access, velg Ny ikonet på verktøylinjen.
  2. De Ny fil oppgaveruten åpnes nå. Under Fanen Maler, plukke ut På datamaskinen min.
  3. Går inn i Databaser -fanen, kan du velge hvilken type database du vil opprette.
  4. Angi et navn og sted for den nye databasen i neste melding før du klikker Skape.
  5. Veiviseren vil deretter gi deg trinnvise instruksjoner som vil føre til en komplett database.

Opprette en database fra bunnen av

Hvis du heller vil ha større grad av kontroll under opprettelsesprosessen, er det å lage et nytt dokument uten hjelp fra veiviseren. Det er ikke så skremmende som det høres ut, og tar ikke lang tid (avhengig av mengden informasjon du ønsker å organisere, selvfølgelig.)

  1. Ved åpning av Access får du en popup-boks med en rekke valg. Plukke ut Tom tilgangsdatabase og bekreft.
  2. Lagre din nye database, og gi den et ønsket navn og sted. Når du klikker Skape, du ser databasevinduet i Access.
  3. På tide å lage en tabell der informasjonen din skal vises. For enkelhets skyld er det best å velge Lag tabell i designvisning.
  4. Du må skrive inn feltene du trenger for dataene dine-i dette tilfellet vil du lage en liste over felt som er relevante for personene i selskapet (navn, avdeling, e-postadresse, etc.) som kan legges inn sekvensielt under feltnavn kolonne.
  5. Deretter klikker du enten på eller klikker til Data-type kolonne. Tekst er standardalternativet i denne kolonnen, men hvis du har tilgang til bilder av ansatte kan du opprette et “foto” -felt og bør velge Bilde alternativ her.
  6. Når du har valgt datatypen, velger du det neste feltet igjen Beskrivelse kolonne. Skriv inn en beskrivelse her for feltet, for eksempel ‘Ansattes navn’ eller ‘Foto’ hvis du vil legge inn et bilde som nevnt i forrige trinn.
  7. Hvis du trykker på tabulatortasten igjen, kommer du tilbake til Feltnavn kolonne. Skriv inn ekstra felt på nøyaktig samme måte som beskrevet i trinn fire til seks.
  8. Deretter kan vi velge det som er kjent som a Primærnøkkel for bordet. Vanligvis det første feltet i tabellen, dette brukes i forbindelse med søkefunksjonen i Access. I dette tilfellet er det sannsynlig ‘Arbeidstakers navn’ – klikk på denne teksten i Feltnavn kolonne. På verktøylinjen vil du se et gult nøkkelikon – ved å klikke på dette vil du angi ‘Ansattnavn’ som hovednøkkel.
  9. Lukk Access og lagre tabellen når du blir bedt om det. Når du åpner igjen, kommer du tilbake til hovedskjermen for tilgang. Dobbeltklikk på tabellen (som skal være synlig i dette vinduet) og begynn å legge inn personaldata, og arbeid deg gjennom hver rad.

Gratulerer, du har nettopp opprettet en Access -database! Ok, det er enkelt, men du bør kunne se nytten selv fra dette grunnleggende eksemplet. I tillegg kan du alltid legge til flere data og opprette nye felt i designvisningen.

Hvis du arbeider med sensitive data som bankdetaljer og lønnsinformasjon (Access er et flott verktøy for HR -avdelingen) kan du passordbeskytte visse felt mens du lar mer generell informasjon være åpen for andre – dette kan administreres ved hjelp av Sikkerhetsveiviser på brukernivå funnet i Sikkerhet alternativer i Verktøy.

Previous Post
40 maravilhosos penteados curtos bob
Next Post
24 måter å markedsføre WordPress -bloggen din